OrusPilotCentre d'aide et documentation
support_agent

Centre d'aide

help_outline
lightbulb

Tapez votre question dans la barre de recherche ou parcourez les thèmes. Un thème général vaut pour tout votre compte OrusPilot ; un thème d'Application ne concerne que les dossiers de cette Application. Chaque article indique où cliquer, les étapes à suivre et des illustrations. Astuce : appuyez sur la touche « / » pour rechercher.

Front Office

Le travail quotidien de la réception : rack, réservations, arrivées, départs, facturation, encaissements, caisse, arrhes, débiteurs, cardex, main courante et clôture de journée.

Réservations et séjours

7

Réserver, accueillir, changer de chambre, faire partir, annuler.

article La liste des séjours et réservations La liste des séjours réunit les réservations, les clients présents et les séjours terminés, avec un badge de statut et un badge financier (paiement attendu, débiteur). chevron_right article Enregistrer une réservation (par type ou par chambre) Une réservation porte toujours un type de chambre. La chambre précise est facultative : sans elle, la réservation reçoit un code provisoire (X101…) et la chambre est attribuée plus tard. chevron_right article Le surbooking maîtrisé Quand toutes les chambres d’un type sont prises, OrusPilot accepte encore quelques réservations de ce type, dans une limite. Une chambre précise n’est jamais réservée deux fois. chevron_right article Accueillir un client : le check-in Le check-in passe le séjour « En séjour » et la chambre « Occupée ». Il exige une vraie chambre libre et propose de facturer tout de suite la première nuit. chevron_right article Attribuer une chambre ou changer de chambre (délogement) Attribuez une chambre physique à une réservation par type, ou déplacez un client déjà installé vers une autre chambre : l’ancienne passe « À nettoyer » et l’historique est gardé. chevron_right article Faire partir un client : le check-out Le check-out facture les nuits réalisées, annule les nuits non consommées, rend les factures définitives et passe la chambre « À nettoyer ». S’il reste un solde, réglez-le ou transférez-le en débiteur. chevron_right article Annuler une réservation ou déclarer un no-show L’annulation et le no-show libèrent les nuits réservées. Ils sont refusés tant qu’un encaissement n’est pas remboursé, qu’une facture est émise ou qu’une arrhe est encore affectée. chevron_right

Facturer et encaisser

7

Console Facturer/Encaisser, factures du séjour, paiements et remboursements.

article La console Facturer/Encaisser La console réunit tout l’argent d’un séjour : facture principale, facture extra, ajout de prestations, encaissements et solde restant, mis à jour en temps réel. chevron_right article Facture principale et facture extra Un séjour a au plus deux factures : la principale (hébergement et prestations programmées) et l’extra (dépenses que le client paie à part). Elles restent ouvertes pendant le séjour et deviennent définitives au check-out. chevron_right article Ajouter une prestation, une remise ou déplacer une ligne Ajoutez une nuit, un petit-déjeuner ou un extra à une facture ouverte, accordez une remise motivée ou déplacez une ligne vers l’autre facture du séjour ou vers une autre chambre. chevron_right article Encaisser un paiement et imprimer le reçu Chaque paiement exige une session de caisse ouverte. Il crée un reçu numéroté (RC-2026-0001…) et une recette sur le compte de trésorerie de l’hôtel. chevron_right article Trop-perçu et remboursement Si le client a payé plus que ses factures (départ anticipé, remise, avance trop élevée), la console affiche un bandeau « Trop-perçu ». Remboursez-le avant le départ : le check-out est bloqué tant qu’il en reste. chevron_right article Prestations programmées et facturation automatique Chaque séjour a un plan de prestations quotidiennes (la nuit, le petit-déjeuner…). Si la facturation automatique est active, la clôture de journée les ajoute à la facture principale. chevron_right article Notes transférées par les caisses du bar ou du restaurant Le bar, le restaurant ou une boutique gérés dans un dossier Commerce lié envoient la note d’un client vers son séjour. La réception l’accepte (elle s’ajoute alors à la facture) ou la refuse avec un motif, dans l’onglet Transferts à accepter. L’hôtel reverse ensuite le montant des notes acceptées. chevron_right