Notes transférées par les caisses du bar ou du restaurant

À quoi ça sert

Un client de l’hôtel prend un verre au bar et demande de le mettre sur sa chambre. Le caissier du bar règle le ticket par Transfert hôtel et choisit le séjour. La note arrive en attente à la réception : vous vérifiez qu’elle concerne bien ce client, puis vous l’acceptez ou la refusez. Une fois acceptée, elle s’ajoute à la facture du séjour, et le client paie tout en une fois à son départ.

L’hôtel ne saisit pas lui-même les consommations d’un bar ou d’un restaurant géré dans un dossier Commerce : c’est toujours la caisse du point de vente qui les envoie. Les prestations propres à l’hôtel (petit-déjeuner, demi-pension) se saisissent normalement dans la facture du séjour.

Accepter ou refuser une note

1. Ouvrez Front Office > Transferts à accepter.

Le badge du menu indique le nombre de notes en attente. Les notes d’un séjour apparaissent aussi dans l’encart Transferts en attente de sa facture.

1. Vérifiez le point de vente, le ticket, la chambre, le client et le montant.
2. Touchez Accepter, ou Refuser et saisissez le motif.

Le motif est obligatoire : il est transmis à la caisse du point de vente.

• Accepter : la note s’ajoute à la facture principale du séjour, datée de la date hôtel du jour. Il faut que le client soit encore en séjour et qu’une journée hôtel soit ouverte (sinon : « Aucune journée n’est ouverte à l’hôtel : le transfert est impossible pour le moment. »).
• Refuser : indiquez toujours un motif (par exemple « Mauvaise chambre » ou « Client inconnu »). La note n’entre pas dans la facture ; elle revient à la caisse du point de vente, qui l’envoie vers un autre séjour ou annule le règlement. Le motif lui est transmis.
• Il faut le droit « Encaisser et ajouter des prestations ». Le caissier du point de vente, lui, n’a besoin d’aucun droit sur l’hôtel.
• Si un collègue a déjà répondu, votre clic ne crée rien de plus.

Tant qu’une note est en attente

• Le départ (check-out), l’annulation et le no-show du séjour sont refusés : « Un transfert de caisse attend votre acceptation pour ce séjour : acceptez-le ou refusez-le avant le départ. »
• La caisse du point de vente ne peut pas être fermée tant que ses notes ne sont pas acceptées, renvoyées ou annulées : répondez sans attendre.

Sur la facture du séjour (note acceptée)

• Une ligne par ticket, sur la facture principale du séjour : « point de vente – Ticket numéro », par exemple « Bar de la piscine – Ticket TK2026/000123 ». Sans libellé de point de vente, c’est le nom du dossier Commerce qui s’affiche.
• La ligne porte un badge au nom du point de vente ; son infobulle indique « Transféré depuis … – ticket … ».

Ce que l’on peut faire à l’hôtel

• Supprimer ou modifier la ligne (remise comprise) : impossible (bouton grisé, infobulle « Annulez le règlement du ticket dans la caisse »). Pour corriger, le point de vente annule le règlement du ticket dans sa caisse : la ligne disparaît alors de la facture, à condition que le client soit encore en séjour et sa facture encore ouverte.
• Passer de la facture principale à la facture extra (ou l’inverse) : possible.
• Transférer vers une autre chambre : possible vers un séjour en cours (client arrivé), si le ticket a été mis sur la mauvaise chambre. Le relevé suit le changement.
• Après le départ du client, la facture est émise : le point de vente ne peut plus annuler le transfert (« La facture du séjour est déjà émise : régularisez côté hôtel. »).

Quels points de vente peuvent envoyer une note ?

La liaison se crée depuis le dossier Commerce (Paramétrage > Liaison hôtel). Plusieurs points de vente peuvent être liés au même hôtel. La liste se trouve dans Paramétrage > Passerelle Bar/Restaurant & commerce, avec un interrupteur par point de vente. Un point de vente désactivé ne peut plus envoyer de note ; les notes déjà reçues restent sur les factures. Seuls les utilisateurs qui ont le droit « Modifier le paramétrage » de l’hôtel peuvent changer l’activation. Un hôtel en pause ou archivé ne reçoit plus de notes.

Taxes, main courante et chiffre d’affaires

• Le ticket contient déjà ses propres taxes : ces lignes n’entrent pas dans la base des taxes de l’hôtel. Rien n’est taxé deux fois.
• Ces montants sont des ventes du point de vente, pas de l’hôtel : ils sont à lui reverser. La main courante les montre à part, dans Transferts caisse (à reverser).

Le relevé des transferts reçus

Rapports & Performance > Transferts reçus des caisses liste, pour une période, chaque transfert : date, ticket, point de vente, séjour et chambre, client, montant et statut (En attente, Accepté, Refusé ou Annulé), avec le motif d’un refus. Le total ne compte que les transferts acceptés : c’est la somme à reverser. La période suit la date hôtel de la ligne de facture (ou la date d’envoi pour une note sans ligne). Le dossier Commerce a le même relevé (Transferts vers l’hôtel) : sur une même période, les deux totaux sont identiques. Il n’y a pas de pointage : le relevé sert de base au reversement.

Voir aussi

• « Ajouter une prestation, une remise ou déplacer une ligne »
• « Facture principale et facture extra »
• « Faire partir un client : le check-out »
• « La main courante du jour »
• « Relier le dossier Commerce à un hôtel (Liaison hôtel) »
• « Mettre un ticket sur la note d’un client de l’hôtel (Transfert hôtel) »