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Cas pratique : tracteur, matériel de chantier ou groupe électrogène

M. Abega loue un tracteur et un groupe électrogène à la journée. Parcours : nature Mixte, vérification des disponibilités, contrat de mise à disposition avec garantie, état des lieux avec relevés libres, dommage retenu sur la garantie.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 4 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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ads_click Où cliquer ?

Locations & Investissements chevron_right Entretien chevron_right Alertes et disponibilités

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Dans **Paramètres du dossier**, choisissez la nature **Mixte** si vous louez des biens de plusieurs familles (tracteur dans Machines, groupe électrogène dans Équipements).
    lightbulbAvec une seule famille (Machines, par exemple), choisissez-la directement.
  2. 2
    Créez vos biens avec **+ Nouveau bien** : « Tracteur John » (type Tracteur, 60 000 par jour) et « Groupe 5 kVA » (type Groupe électrogène, 25 000 par jour).
  3. 3
    Quand un client demande le matériel, ouvrez **Entretien > Alertes et disponibilités > Disponibilités**, choisissez **Plage personnalisée** avec ses dates et cliquez sur **Appliquer ces dates**.
    lightbulbNe promettez le matériel que s’il est « Disponible sur la période ».
  4. 4
    Créez le contrat : **Contrats de location > Nouveau contrat**, type « Mise à disposition d’équipement », dates du 5 au 9, **Fréquence des versements** Journalier, garantie 200 000.
    lightbulbLe tracteur passe à Occupé et 5 échéances de 60 000 sont créées.
  5. 5
    À la remise, ouvrez l’onglet **États des lieux** et cliquez sur **+ Nouvel état des lieux** (entrée) : notez l’état général et, dans **Autres relevés**, les heures moteur et le niveau de carburant.
  6. 6
    Encaissez un acompte à la remise avec **+ Encaisser**, puis le solde au retour.
  7. 7
    Au retour, faites l’état des lieux de **sortie**, cliquez sur **+ Déclarer un dommage** (par exemple « pneu crevé », 35 000), puis sur **Retenir sur caution**.
  8. 8
    Rendez le reste de la garantie (tuile **Restituer la caution**), puis cliquez sur **Clôturer le contrat & Libérer** et choisissez « Disponible » ou « En maintenance / Travaux ».

Pour les dossiers Locations & Investissements.

À quoi ça sert

Louer du matériel sans double réservation, constater son état au départ et au retour, et couvrir les dégâts avec la garantie.

Qui est concerné ?

Un loueur de tracteurs, engins de chantier, bétonnières, échafaudages, groupes électrogènes, matériel de sonorisation : M. Abega, un tracteur à 60 000 FCFA par jour et un groupe électrogène à 25 000 FCFA par jour.

Étapes

Résultat attendu : le matériel revient en bon état ou en réparation, la garantie est réglée et vos recettes du contrat sont connues.

Exemple chiffré

  • Location du tracteur du 5 au 9 : 5 × 60 000 = 300 000 FCFA de loyers.
  • Garantie reçue : 200 000 FCFA.
  • Dommage constaté au retour : pneu à 35 000 FCFA. Retenue sur garantie : 35 000 FCFA, comptés comme un revenu. Garantie rendue : 165 000 FCFA, sortie de trésorerie qui n’est pas une charge.
  • Entretien : révision prévue avec une Date de rappel, filtres et graisse pris dans Fournitures en stock.

Où en êtes-vous dans le fil rouge ?

Mes biens (tracteur, groupe) → mon contrat (5 jours) → mes loyers encaissés (300 000, plus 35 000 de retenue) → mes charges (révision) → mon résultat.

À savoir

  • Un matériel En maintenance / Travaux n’est jamais proposé comme disponible.
  • Le dommage doit être rattaché à l’état des lieux de sortie du même contrat.
  • Le carburant que vous refacturez se note dans Autres frais facturés ; celui que vous payez pour votre usage est une dépense.
  • Un contrat ne peut pas chevaucher un autre contrat sur le même matériel : le message d’erreur indique les dates en conflit.

Si ça ne marche pas

  • Je ne peux pas clôturer : une garantie est encore détenue ; réglez-la (restitution ou retenue) dans la fenêtre de clôture, ou d’abord avec Restituer la caution.
  • Mon groupe électrogène n’est pas dans la liste des types : changez la nature du dossier en Mixte ou ajoutez un type dans Types de biens.

Voir aussi

  • Quel cas d’usage ressemble au vôtre ?
  • Savoir quels biens sont libres sur une période
  • Comprendre la caution (garantie) : dépôt, restitution, retenue
  • Clôturer un contrat quand le locataire part
  • Planifier une intervention d’entretien sur un bien
  • Natures de dossier, familles et types de biens
  • Cas pratique : un tracteur ou un matériel loué au forfait
  • Déclarer un dommage constaté à la sortie et le retenir sur la caution
  • Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie

link Voir aussi

article Quel cas d’usage ressemble au vôtre ? Sept parcours complets, de la création des biens au résultat du mois : studios meublés à la nuitée, immeuble au mois, boutique, taxis, tracteur ou matériel de chantier, salle des fêtes, terrain. Choisissez le plus proche de votre activité. article Savoir quels biens sont libres sur une période L’onglet Disponibilités indique, pour la période choisie, quels biens sont libres et, pour les autres, quel contrat les occupe. Un bien en travaux n’est jamais proposé ; un bien inactif n’apparaît pas. article Comprendre la caution (garantie) : dépôt, restitution, retenue La caution est une somme gardée en garantie, jamais un revenu tant qu’elle est rendue. Trois mouvements : dépôt, restitution, retenue. La clôture est refusée tant qu’une caution reste détenue (la fenêtre de clôture la règle pour vous). article Clôturer un contrat quand le locataire part Terminer un contrat à la date de sortie, régler la garantie encore détenue (restitution et/ou retenue), libérer le bien (Disponible ou En travaux) et savoir ce qu’il advient des échéances. article Planifier une intervention d’entretien sur un bien Cliquez sur « + Nouvelle intervention », donnez un titre, choisissez le bien et la priorité, puis ajoutez si besoin la date prévue, un rappel, un coût estimé et l’artisan. L’intervention apparaît avec le statut « À planifier ». article Natures de dossier, familles et types de biens Deux niveaux : la nature du dossier (Habitation, Meublé, Immeuble et locaux, Terrain, Véhicules, Équipements, Machines, Espaces et salles, Mixte, Autres) et le type de chaque bien. Rythmes habituels, types d’origine et dossier Mixte. article Cas pratique : un tracteur ou un matériel loué au forfait Un tracteur loué 300 000 pour toute la saison, payé en deux fois, avec une caution de 100 000 : comment suivre le forfait, imprimer reçu et quittance, et pourquoi l’écran mensuel ne convient pas à ce type de contrat. article Déclarer un dommage constaté à la sortie et le retenir sur la caution Après un état des lieux de sortie, déclarer un dégât avec son montant estimé, puis le retenir sur la caution. La retenue devient un revenu, sans mouvement de caisse. article Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie Consigner l’état du bien à la remise des clés et au départ : état général, description, compteurs d’eau et d’électricité, et passage éventuel du bien en travaux.

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