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Clôturer un contrat quand le locataire part

Terminer un contrat à la date de sortie, régler la garantie encore détenue (restitution et/ou retenue), libérer le bien (Disponible ou En travaux) et savoir ce qu’il advient des échéances.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 6 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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Locations & Investissements chevron_right Pilotage chevron_right Contrats de location chevron_right Dossier chevron_right Actions chevron_right Contrat chevron_rightClôturer le contrat

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Ouvrez le contrat (cliquez sur sa ligne), allez dans l’onglet **Actions**, groupe **Contrat**, puis cliquez sur **Clôturer le contrat**. Autre chemin : menu « ⋮ » de la ligne > **Clôturer le contrat & Libérer**.
    lightbulbLe bouton n’existe que pour un contrat en cours (ou réservé) ; un contrat annulé ne peut pas être clôturé.
  2. 2
    Dans la fenêtre **Clôture de contrat & Libération de l’actif**, vérifiez le récapitulatif (**Locataire / Exploitant**, loyer, **Caution encore détenue**, date d’entrée).
    lightbulbLa fenêtre clôture exactement le contrat dont vous avez ouvert le menu ou la fiche, même si le bien porte un autre contrat : vérifiez le nom du locataire avant de confirmer.
  3. 3
    Choisissez la **Date de sortie / Libération** (remise des clés ou retour de l’équipement).
  4. 4
    Indiquez le **Motif de libération** (par défaut « Fin de contrat normale »).
  5. 5
    S’il reste une garantie détenue, la section **Règlement & Sort du dépôt de garantie (Caution)** apparaît : choisissez le **Traitement du dépôt de garantie**, vérifiez le **Montant effectivement restitué au client**, le **Mode de règlement** et, en cas de retenue, la **Justification de la retenue de caution**.
    lightbulbLe motif est obligatoire pour une retenue partielle. Ne choisissez pas « Non applicable / Sans caution » si une garantie est détenue.
  6. 6
    Choisissez l’**État de l’unité après libération** : **Disponible / Libre immédiatement** ou **En maintenance / Remise en état**.
    lightbulbCe choix remplace l’état du bien, même si vous aviez demandé « En travaux » dans l’état des lieux de sortie. Si un autre contrat est en cours sur ce bien, il reste « Occupé ».
  7. 7
    Cliquez sur **Confirmer la clôture & Libérer l’unité**.

Pour les dossiers Locations & Investissements.

À quoi ça sert

Clôturer, c’est dire que le locataire est parti : le contrat est terminé à une date précise, le bien est libéré et les loyers à venir qui n’ont pas été payés disparaissent de l’échéancier.

Avant de commencer

  • Si une caution est encore détenue, vous la réglez dans la fenêtre de clôture (restitution et/ou retenue) : prévoyez le montant à rendre. Vous pouvez aussi la régler avant, avec Restituer la caution (article « Rendre la caution au départ du locataire »). Tant qu’une caution reste détenue et non réglée, la clôture est refusée.
  • Idéalement : faire l’état des lieux de sortie et noter les dommages.
  • Encaisser les derniers loyers : un loyer échu et impayé reste dû après la clôture.

Étapes

Résultat attendu : le message « Contrat clôturé avec succès. Le bien « … » est libéré, sauf si un autre contrat est en cours dessus. » s’affiche ; le contrat passe « Clôturé » et le bien devient Disponible (ou En travaux).

Ce que la clôture change

  • Le contrat prend la date de fin effective et le motif saisis.
  • Les échéances à venir, sans aucun paiement, sont annulées. Les échéances déjà échues et impayées restent dues et continuent d’apparaître dans les retards et les relances.
  • Le bien est libéré : il perd son occupant, son téléphone et son contrat actif. Sauf si un autre contrat est en cours sur ce même bien : il reste alors « Occupé » et garde ses informations.
  • Le contrat ne peut plus être modifié ; ses documents et son relevé restent consultables.
  • L’opération est enregistrée dans le journal d’audit.

Le règlement de la caution dans la fenêtre de clôture

La section Règlement & Sort du dépôt de garantie (Caution) n’apparaît que s’il reste une garantie détenue. Quand vous confirmez, OrusPilot enregistre d’abord la restitution et/ou la retenue (même effet que Restituer la caution : sortie de caisse neutre pour la partie rendue, revenu sans mouvement de caisse pour la partie retenue), puis clôture le contrat. Si le règlement de la garantie est refusé, le contrat n’est pas clôturé et le message du refus s’affiche.

Exemple

Le locataire du studio part le 30 novembre. Le 29, vous faites l’état des lieux de sortie. Le 30, vous ouvrez la clôture : dans la section caution, vous choisissez « Restitution partielle », vous rendez 250 000 sur les 300 000 et vous écrivez « Serrure cassée » comme justification de la retenue de 50 000. Vous gardez le motif « Fin de bail » et l’état « En maintenance » pour repeindre, puis vous confirmez : la garantie est réglée et le contrat est clôturé en une seule validation.

À savoir

  • La clôture ne supprime pas les impayés : un loyer échu non payé reste affiché en retard.
  • Les boutons Encaisser de la liste et de l’échéancier ne sont plus proposés sur un contrat clôturé ; la fenêtre Encaisser un loyer ne propose que les contrats en cours : encaissez donc les derniers loyers avant de clôturer.
  • Pour recréer un contrat sur le même bien dès le lendemain, il suffit que les dates ne se chevauchent pas.

Si ça ne marche pas

  • « Traitez d’abord la restitution ou la retenue de la garantie encore détenue. » : vous avez choisi « Non applicable / Sans caution » alors qu’une garantie est détenue. Choisissez une restitution ou une retenue dans la fenêtre, ou réglez-la d’abord avec Restituer la caution.
  • « Veuillez indiquer le motif de la retenue partielle. » : complétez la Justification de la retenue de caution.
  • « La garantie n’a pas pu être réglée : le contrat n’est pas clôturé. » (ou le message précis du refus) : le règlement de la garantie a échoué ; corrigez puis recommencez, rien n’a été clôturé.
  • « Ce contrat est annulé : il ne peut pas être clôturé. » : un contrat annulé reste annulé.
  • « Ce contrat est déjà clôturé. » : rien à faire, le contrat est déjà terminé.
  • Le bouton Clôturer n’apparaît pas : le contrat est probablement déjà clôturé ou annulé.

Voir aussi

  • « Rendre la caution au départ du locataire (restitution et retenue) »
  • « Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie »
  • « Les statuts d’un contrat : En cours, Réservé, Clôturé, Annulé »
  • « Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé »
  • « Contrats de location : que faire si un message d’erreur s’affiche ? »

link Voir aussi

article Rendre la caution au départ du locataire (restitution et retenue) Au départ, rendre toute la caution, une partie ou rien, avec un motif de retenue. L’opération solde toute la garantie encore détenue ; vous pouvez aussi la faire directement dans la fenêtre de clôture. article Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie Consigner l’état du bien à la remise des clés et au départ : état général, description, compteurs d’eau et d’électricité, et passage éventuel du bien en travaux. article Les statuts d’un contrat : En cours, Réservé, Clôturé, Annulé Les quatre statuts d’un contrat, ce qu’ils changent pour le bien et ce qui reste possible dans chacun. article Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé Les arriérés d’un contrat comptent tout ce qui est dû depuis le début moins ce qui est encaissé ; les loyers en retard ne comptent que les échéances dont la date limite est passée. Exemples chiffrés. article Contrats de location : que faire si un message d’erreur s’affiche ? Les messages réels de la création, de la modification, de la clôture, de la caution, des états des lieux, des avenants et de l’échéancier, avec leur sens et la solution. article Lire l’écran Patrimoine locatif La liste de vos biens : filtres par statut, recherche, tri, colonnes (bien, type, locataire, revenu régulier, cumul généré, statut) et actions disponibles sur chaque ligne. article Lire l’écran Loyers et paiements : ce qui est attendu, reçu et en retard L’écran Loyers et paiements montre, mois par mois, ce que chaque contrat doit payer d’après son échéancier, ce qui est déjà reçu et ce qui reste à encaisser, avec une ligne par contrat. Voici comment lire les quatre cartes, les filtres et le tableau.

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