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Comprendre les contrats de location : à quoi ils servent et leur vie

Un contrat de location relie un bien à un locataire : loyer, rythme, dates, caution. Il pilote les échéances, les encaissements, les quittances et la clôture.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 5 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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ads_click Où cliquer ?

Locations & Investissements chevron_right Pilotage chevron_right Contrats de location chevron_rightContrats de location

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Créez le contrat depuis **Pilotage > Contrats de location** (bouton **Nouveau contrat**).
    lightbulbUn bien libre est nécessaire : créez-le d’abord dans **Patrimoine locatif**.
  2. 2
    Encaissez chaque loyer reçu depuis le contrat (bouton **Encaisser**).
  3. 3
    Émettez une quittance ou un reçu pour le locataire.
  4. 4
    Au départ du locataire, faites l’état des lieux de sortie et rendez ou retenez la caution.
  5. 5
    Clôturez le contrat pour libérer le bien.
    lightbulbLa clôture est refusée tant qu’une caution reste détenue.

Pour les dossiers Locations & Investissements.

À quoi ça sert

Dans cette Application, « investir » veut dire mettre un bien en location pour en tirer un revenu. Le contrat est l’engagement qui relie un bien (un studio, une boutique, un taxi, un tracteur, une salle…) à un locataire (on dit aussi preneur, client ou exploitant selon le bien). Sans contrat, un bien reste « Disponible » ; avec un contrat, il devient « Occupé » et l’argent attendu apparaît dans vos écrans.

Les placements financiers et la spéculation ne font pas partie de cette Application.

Votre fil rouge : Mes biens → Mes contrats → Mes loyers encaissés → Mes charges → Mon résultat. Cet article vous situe à la deuxième étape.

Étapes

Résultat attendu : vous savez où se trouve chaque geste du contrat et dans quel ordre les faire.

La vie d’un contrat en trois temps

  1. Créer : vous choisissez le bien, le locataire, le loyer, le rythme, les dates et, si besoin, la caution. Le bien passe en « Occupé » et OrusPilot prépare l’échéancier (les périodes à payer).
  2. Faire vivre : vous encaissez les loyers, émettez des quittances et des reçus, facturez des frais en plus, notez les échanges, révisez le loyer si besoin.
  3. Terminer : état des lieux de sortie, restitution ou retenue de la caution, puis clôture. Le bien redevient « Disponible » (ou « En travaux »).

Les mots que vous verrez à l’écran

À l’écranCe que cela veut dire
Unité d’actif ou ActifLe bien loué (un logement, un véhicule, un équipement…)
Preneur, exploitant, clientLe locataire
Versement convenu, redevanceLe loyer
Dépôt de garantie, cautionLa somme gardée en garantie, rendue au départ
Dossier du contratLa grande fenêtre qui contient tout le contrat

Ne pas mélanger six notions

NotionCe que c’estEst-ce un revenu ?
LoyerLe prix de la locationOui
Autres frais facturésUne facture en plus du loyer (ménage, eau, électricité…)Oui, une fois payée
CautionUne garantie que vous devez rendreNon : jamais un revenu tant qu’elle est rendue
Dépense du propriétaireCe que vous payez (réparation, taxe…)Non, c’est une charge
Dette envers un fournisseurUne dépense « à payer plus tard »Non, tant qu’elle n’est pas payée
Commission d’un commercialLa part due à un apporteur d’affaires (option)Non, c’est une charge

Exemple

Mme Nkou loue un appartement 150 000 par mois, avec une caution de 300 000. Vous créez le contrat au 1er novembre (le bien devient « Occupé »), encaissez 150 000 chaque mois et lui remettez une quittance. En fin de bail, vous constatez l’état du logement, rendez les 300 000 de caution, puis vous clôturez : l’appartement est de nouveau « Disponible ».

À savoir

  • Le contrat imprimé se signe sur papier : l’Application n’a pas de signature électronique.
  • Un même bien ne peut pas avoir deux contrats qui se chevauchent dans le temps.
  • Le nom du locataire se saisit dans le contrat ; il n’est pas choisi dans un carnet d’adresses.

Voir aussi

  • « Lire la liste des contrats de location »
  • « Créer un contrat de location »
  • « Découvrir la fiche du contrat : les quatre indicateurs et les dix onglets »
  • « Comprendre la caution (garantie) : dépôt, restitution, retenue »
  • « Clôturer un contrat quand le locataire part »

link Voir aussi

article Lire la liste des contrats de location L’écran Contrats de location : le bandeau de chiffres, les filtres (En cours, Clôturés, Réservés, Annulés), la recherche, les colonnes et le menu des actions de chaque ligne. article Créer un contrat de location Choisir le bien, saisir le locataire, le loyer, le rythme, les dates, la caution et un éventuel commercial. Le bien devient Occupé et l’échéancier est préparé. article Découvrir la fiche du contrat : les quatre indicateurs et les dix onglets La grande fenêtre d’un contrat : en-tête, quatre indicateurs et dix onglets (Échéancier, Fiche, Actions, Quittances, Reçus, Autres frais facturés, Écritures, Notes, États des lieux, Avenants). article Comprendre la caution (garantie) : dépôt, restitution, retenue La caution est une somme gardée en garantie, jamais un revenu tant qu’elle est rendue. Trois mouvements : dépôt, restitution, retenue. La clôture est refusée tant qu’une caution reste détenue (la fenêtre de clôture la règle pour vous). article Clôturer un contrat quand le locataire part Terminer un contrat à la date de sortie, régler la garantie encore détenue (restitution et/ou retenue), libérer le bien (Disponible ou En travaux) et savoir ce qu’il advient des échéances. article Locations & Investissements : à quoi ça sert ? Ce que fait l’Application Locations & Investissements, pour qui, ce qu’elle ne fait pas, et le fil rouge à suivre : Mes biens, Mes contrats, Mes loyers encaissés, Mes charges, Mon résultat. article Lire l’écran Patrimoine locatif La liste de vos biens : filtres par statut, recherche, tri, colonnes (bien, type, locataire, revenu régulier, cumul généré, statut) et actions disponibles sur chaque ligne. article Encaisser un loyer Pour enregistrer un loyer reçu, cliquez sur Encaisser, choisissez le contrat, le montant reçu, la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Enregistrer l’encaissement. L’argent est réparti automatiquement sur les loyers les plus anciens non payés. article Lire l’écran Loyers et paiements : ce qui est attendu, reçu et en retard L’écran Loyers et paiements montre, mois par mois, ce que chaque contrat doit payer d’après son échéancier, ce qui est déjà reçu et ce qui reste à encaisser, avec une ligne par contrat. Voici comment lire les quatre cartes, les filtres et le tableau. article Comprendre les « autres frais facturés » au locataire Un autre frais facturé est une facture en plus du loyer que votre locataire doit vous payer : ménage, eau, électricité, état des lieux, frais de dossier. Il a un montant, une date limite et un reste à payer. Ce n’est pas une dépense de votre part.

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