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Encaisser un loyer

Pour enregistrer un loyer reçu, cliquez sur Encaisser, choisissez le contrat, le montant reçu, la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Enregistrer l’encaissement. L’argent est réparti automatiquement sur les loyers les plus anciens non payés.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 4 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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ads_click Où cliquer ?

Locations & Investissements chevron_right Finances & rapports chevron_right Loyers et paiements chevron_rightEncaisser
Locations & Investissements chevron_right Pilotage chevron_right Contrats de location chevron_right Encaisser chevron_rightEncaisser
Bouton + Encaisser en haut de chaque écran du dossier chevron_right+ Encaisser

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Cliquez sur **+ Encaisser** en haut de la page du dossier. Vous pouvez aussi cliquer sur **Encaisser** sur la ligne du locataire dans **Loyers et paiements**, ou dans la liste des **Contrats de location**.
    lightbulbDepuis une ligne, le contrat et le montant sont déjà remplis.
  2. 2
    Dans la fenêtre **Encaisser un loyer**, choisissez le **Contrat** (numéro, locataire et bien).
    lightbulbSeuls les contrats **En cours** sont proposés. S’il n’y en a qu’un, il est choisi pour vous.
  3. 3
    Vérifiez ou corrigez le **Montant reçu**.
    lightbulbOrusPilot propose d’abord l’arriéré du contrat, sinon le loyer du contrat.
  4. 4
    Contrôlez la **Date** de réception.
    lightbulbLa date du jour est proposée ; changez-la si vous enregistrez avec retard.
  5. 5
    Choisissez le **Mode de paiement** : Espèces, Virement, Mobile money ou Chèque.
  6. 6
    Si vous l’avez, saisissez la **Référence** (numéro du virement, du chèque ou de la transaction mobile).
    lightbulbElle est facultative mais très utile pour retrouver un paiement.
  7. 7
    Lisez la ligne **Compte de trésorerie du dossier** : c’est là que l’argent arrive, vous n’avez rien à choisir.
  8. 8
    Cliquez sur **Enregistrer l’encaissement**.
    lightbulbLe message « Encaissement enregistré avec succès. » confirme.

Pour les dossiers Locations & Investissements. Chaque fois que votre locataire vous remet de l’argent pour son loyer, enregistrez-le : le loyer concerné passe à « payé » ou « partiel », votre compte de trésorerie augmente et vos rapports se mettent à jour.

Ce qui se passe quand vous enregistrez

  1. Le paiement est inscrit sur le contrat.
  2. Il est réparti sur les loyers les plus anciens non payés, dans l’ordre des dates limites : le premier est rempli, puis le suivant.
  3. Une écriture de revenu est ajoutée au journal du dossier et le solde du compte de trésorerie augmente.
  4. Si le contrat a un commercial et que les commissions sont activées, sa commission est calculée dans la foulée (voir « Commerciaux et commissions »).

Si le contrat n’avait pas encore d’échéancier, il est créé automatiquement avant le paiement.

Étapes

Exemple

Mme Diallo loue un appartement 120 000 par mois, échéance le 5. Le 6 octobre, elle vous remet 120 000 en espèces. Vous cliquez sur Encaisser sur sa ligne, vérifiez 120 000, laissez Espèces et enregistrez. La ligne d’octobre passe à Soldé / Réglé, le taux de recouvrement du mois monte et votre trésorerie augmente de 120 000.

À savoir

  • Plafond : le montant ne peut pas dépasser ce qui reste à payer sur l’ensemble des loyers de l’échéancier du contrat (y compris les loyers à venir déjà créés). Au-delà, le message « Le paiement dépasse le montant restant des échéances. » s’affiche.
  • Anti double enregistrement : chaque fenêtre garde sa propre clé. Si vous cliquez deux fois, ou si la connexion coupe et que vous recliquez avec la même fenêtre ouverte, un seul paiement est enregistré.
  • Compte imposé : le compte de trésorerie est toujours celui du dossier (voir « Sur quel compte arrive l’argent ? »).
  • Un paiement ne peut pas être enregistré sur un contrat annulé.
  • Erreur de saisie : un paiement ne se modifie pas, mais il peut être annulé avec un motif depuis la fiche du contrat, onglet Reçus (voir « J’ai enregistré un paiement par erreur »). Relisez tout de même avant de valider.
  • Catégorie « Loyers perçus » : OrusPilot la reconnaît par un code technique. Même masquée ou renommée, elle est retrouvée ; si elle a été supprimée, elle est recréée automatiquement. Vous n’avez rien à régler.
  • Pour l’argent reçu hors loyer (ménage, eau, électricité), utilisez les Autres frais facturés ; pour la caution, voir l’article sur la garantie.

Si ça ne marche pas

  • « Choisissez un contrat. » : sélectionnez un contrat dans la liste.
  • « Le montant doit être supérieur à zéro. » : saisissez un montant positif.
  • « Le paiement dépasse le montant restant des échéances. » : le montant est supérieur au reste à payer, ou toutes les échéances sont déjà payées. Un contrat sans date de fin reçoit au départ un échéancier de 12 mois (90 jours pour un loyer à la journée) : quand ces périodes sont payées, ouvrez la fiche du contrat, onglet Actions, et cliquez sur la tuile Générer l’échéancier. Elle ajoute la suite sans toucher aux périodes déjà créées, payées ou non.
  • « Ce contrat est annulé : aucun paiement ne peut être enregistré. » : choisissez un autre contrat.
  • « L’encaissement n’a pas pu être enregistré. » : réessayez ; si le message revient, vérifiez que la licence du dossier est active.

Voir aussi

  • Lire l’écran Loyers et paiements : ce qui est attendu, reçu et en retard
  • Paiement partiel, avance ou plusieurs loyers d’un coup
  • Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais)
  • Sur quel compte arrive l’argent d’une location ?
  • J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ?
  • Comprendre les commerciaux et les commissions
  • Les onglets Fiche et Actions : coordonnées du locataire et toutes les opérations

link Voir aussi

article Lire l’écran Loyers et paiements : ce qui est attendu, reçu et en retard L’écran Loyers et paiements montre, mois par mois, ce que chaque contrat doit payer d’après son échéancier, ce qui est déjà reçu et ce qui reste à encaisser, avec une ligne par contrat. Voici comment lire les quatre cartes, les filtres et le tableau. article Paiement partiel, avance ou plusieurs loyers d’un coup Un locataire peut payer en plusieurs fois, ou d’avance. Saisissez simplement le montant réellement reçu : OrusPilot le répartit sur les loyers les plus anciens non payés, puis sur les suivants. article Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais) Chaque paiement reçu sur un contrat (loyer ou autre frais) a son reçu. Dans l’onglet Reçus de la fiche du contrat, cliquez sur Imprimer le reçu : il est émis au premier clic, puis réimprimé à l’identique autant de fois que vous voulez. article Sur quel compte arrive l’argent d’une location ? Chaque dossier de location a son propre compte de trésorerie, choisi automatiquement. Loyers, frais, dépenses et commissions passent tous par ce compte : vous n’avez jamais à le sélectionner. article J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ? Un paiement de loyer ou d’autre frais saisi par erreur s’annule depuis la fiche du contrat, onglet Reçus, avec un motif. Il reste visible, barré, et les chiffres sont rétablis. Voici comment faire et les cas où l’annulation est refusée. article Comprendre les commerciaux et les commissions Un commercial est un apporteur d’affaires qui vous amène des locataires. Sa commission est calculée sur les loyers réellement encaissés, selon trois modes (A, B ou C), puis vous la payez quand vous voulez. L’option est désactivée par défaut. article Les onglets Fiche et Actions : coordonnées du locataire et toutes les opérations L’onglet Fiche montre les coordonnées et la période du bail. L’onglet Actions range toutes les opérations (argent, documents, locataire, suivi du bien, contrat) en cinq groupes.

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