Organiser un événement avec Projets & Événements
Mariage, baptême, séminaire, fête, tournoi : utiliser Projets & Événements pour suivre le budget, les prestataires et le calendrier d’un événement. Étapes, phases à créer, apports et recettes, exemples personnel et client.
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ads_click Où cliquer ?
Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
format_list_numbered Étapes à suivre
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1
Ouvrez **Dossiers** > **Projets & Événements** et cliquez sur **+ Nouveau Projet**.
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2
Choisissez le **Type de gestion du projet**, puis la **Catégorie du chantier** **Événement & Organisation**.lightbulbProjet personnel si vous payez vous-même ; projet pour un client si vous organisez l’événement pour quelqu’un d’autre.
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3
Saisissez le **Nom du projet / chantier**, le **Budget global estimé**, la **Devise** et les dates, puis cliquez sur **Créer le chantier**.lightbulbLe bouton garde le mot « chantier » : c’est le même écran pour tous les projets.
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4
Dans **Pilotage** > **Phases & Jalons**, créez vos phases (salle, traiteur, décoration, animation…) avec un budget pour chacune.lightbulbRenommez la phase **Préparation**, créée automatiquement, ou supprimez-la.
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5
Dans **Paramétrage** > **Fournisseurs & prestataires**, ajoutez vos prestataires (salle, traiteur, photographe…).
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6
À chaque paiement, cliquez sur **- Dépense**, choisissez la phase et le fournisseur.lightbulbUn acompte puis un solde font deux dépenses.
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7
Notez l’argent qui entre : **+ Apport** (projet personnel) ou **+ Encaissement** (projet pour un client).
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8
Dans **Planning & Tâches**, ajoutez les tâches avec leurs dates, et déposez contrats et devis dans **Documents**.lightbulbMettez la **Date de fin prévue** de la dernière phase au jour de l’événement : elle alimente la carte **Délai estimé**.
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9
Après l’événement, terminez les phases, imprimez la **Fiche de synthèse** et, si vous êtes propriétaire du projet, cliquez sur **Télécharger le dossier**.
Pour : les deux modes. Un événement pour vous (mariage, baptême, fête de famille) est un projet personnel ; un événement que vous organisez pour une entreprise ou une famille cliente est un projet pour un client.
À quoi ça sert
Un mariage, un séminaire, un festival ou un déménagement ont tous une date, un budget, des prestataires et une liste de choses à faire. Projets & Événements vous permet de suivre l’argent et le calendrier d’un événement comme celui d’un chantier.
Ce qui est prêt, et ce qui ne l’est pas
- Prêt : la catégorie Événement & Organisation (champ Catégorie du chantier à la création), la phase Préparation, un compte de trésorerie propre au projet, le suivi du budget par phase, les fournisseurs, les tâches avec calendrier, les documents.
- À adapter : les phases ne sont pas préparées pour un événement, vous les créez. La liste de matériaux préparée à la création est celle du bâtiment : retirez ce dont vous n’avez pas besoin (voir « Archiver un matériau »), ou gardez le stock pour suivre des boissons ou de la décoration.
- Absent : OrusPilot suit l’argent, le calendrier et les pièces ; il ne gère pas la liste des invités ni la billetterie.
Étapes
Résultat attendu : à tout moment, vous savez combien l’événement a coûté, ce qui reste à payer et si votre budget tient.
Si votre projet est personnel
Vous financez l’événement vous-même. L’argent de vos proches ou de votre épargne se note comme un apport (Nature : Apport personnel, Origine : Épargne, Don, Emprunt…). Si l’événement vous rapporte de l’argent (buvette, vente de billets, subvention), notez-le comme Recette du projet : elle compte comme un revenu et le rapport montre alors un Résultat du projet. Aucun devis, aucun reçu.
Si votre projet est pour un client
Vous organisez pour un tiers (une société, une famille). Saisissez le Nom du client, établissez un Devis, encaissez l’acompte avec un reçu, puis le solde, et lisez votre marge nette.
Exemples
- Projet personnel : Léa organise son mariage, budget global 3 000 000. Phases : Salle (1 000 000), Traiteur (1 200 000), Tenues et décoration (800 000). Ses économies (1 500 000) et la participation de ses parents (1 000 000) sont deux apports. Elle règle la salle en deux dépenses, un acompte puis le solde. Voir « Cas pratique : organiser un mariage, quand le budget tient mais pas la caisse ».
- Projet personnel avec une recette : Marc organise un tournoi de quartier. La buvette rapporte 150 000 : il l’enregistre comme Recette du projet, origine Vente.
- Projet pour un client : une agence organise un séminaire pour la société X. Projet pour un client, phases Salle, Traiteur, Animation, devis accepté, acompte avec reçu, dépenses par phase, marge nette à la fin.
À savoir
- Un dépassement de budget n’est jamais bloqué : l’application vous prévient (voir « Suivre son budget et repérer un dépassement »).
- Le Délai estimé du tableau de bord se calcule avec les dates de fin prévues des phases, pas avec la date de fin de la fiche du projet.
- Une fois l’événement terminé, le propriétaire du projet peut conserver une copie complète avec Télécharger le dossier.
Si ça ne marche pas
- Je ne vois pas la catégorie Événement & Organisation : elle se choisit dans le champ Catégorie du chantier de la fenêtre de création, ou plus tard dans Paramètres du projet.
- La caisse est négative alors que le budget tient : c’est une avance de trésorerie, pas une erreur. Voir « Le reste disponible d’un projet personnel : budget, apports et dépenses ».
Voir aussi
« Projets & Événements : à quoi ça sert ? », « Quel mode choisir pour mon projet ? », « Créer un projet ou un chantier », « Phases & Jalons : comprendre », « Cas pratique : organiser un mariage, quand le budget tient mais pas la caisse ».
link Voir aussi
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