Le minibar des chambres

À quoi ça sert

Le client a pris deux bouteilles d’eau et un jus dans le minibar de sa chambre. Vous saisissez ce qu’il a consommé : le montant s’ajoute à la facture de son séjour et le stock de l’hôtel baisse tout de suite.

Avant de commencer : les produits et leurs prix

• Les produits du minibar sont les prestations de la famille Minibar, dans Paramétrage > Prestations & Tarifs. Cette famille est créée d’office et c’est une famille système : on ne peut ni la supprimer, ni la désactiver, ni changer son code. Désactivez plutôt les produits inutiles.
• Quand vous créez un produit de cette famille, OrusPilot crée et relie automatiquement un article du stock de l’hôtel (même nom, unité « unité », stock 0). Vous pouvez indiquer un seuil d’alerte.
• Pour approvisionner : bouton Entrée en stock du produit dans Prestations & Tarifs, ou dans Gouvernante & Étages > Stock de l’hôtel. Choisissez Achat (avec dépense) (la dépense est enregistrée en même temps) ou Entrée sans dépense.
• Il n’y a pas de stock par chambre : un seul stock pour tout l’hôtel. Le personnel remplit les minibars selon les besoins, sans saisie.

Saisir une consommation

1. Ouvrez Gouvernante & Étages > Minibar et touchez la chambre occupée.

Ou, dans la facture du séjour, touchez le bouton Minibar ou la tuile de la famille Minibar.

1. Touchez chaque produit consommé ; ajustez avec + et −.

Chaque tuile rappelle le prix et le stock.

1. Choisissez la facture : Principale (choix habituel) ou Extra (payée à part).
2. Vérifiez le total, puis touchez Valider.

Ce qui se passe

• Une ligne « Minibar – produit » par produit, avec le badge Minibar, sur la facture choisie.
• Le stock baisse dès l’enregistrement, que le client ait payé ou non.
• Les lignes du minibar sont des prestations ordinaires de l’hôtel : elles suivent ses taxes.
• Un produit du minibar ne s’ajoute jamais par Ajouter une prestation : dans la console, la tuile de la famille Minibar ouvre la fenêtre Minibar.

Stock bas ou négatif

• La tuile d’un produit affiche Stock bas quand le seuil d’alerte est atteint.
• Paramètre Autoriser le stock négatif actif (par défaut) : la saisie passe même si le stock devient négatif, et un message le signale.
• Paramètre désactivé : le bouton + est bloqué au niveau du stock et le serveur refuse la saisie (« Stock insuffisant pour … : enregistrez une entrée ou un ajustement. »). Rien n’est enregistré.

Corriger une erreur

• Saisie en trop : supprimez la ligne minibar de la facture, tant que le client est en séjour et que la facture est ouverte. Le produit est remis en stock automatiquement.
• Mauvaise chambre : menu de la ligne, Transférer vers autre chambre, vers un séjour en cours. La chambre d’origine reste visible dans l’historique.
• Validé deux fois (double clic, réseau lent) : la saisie n’est enregistrée qu’une fois, sans message d’erreur.

Historique

La partie Historique des consommations de l’onglet Minibar liste les saisies : date hôtel, chambre, séjour et client, produit, quantité, montant et statut (Facturée ou Annulée). Le montant est celui réellement facturé : une remise ou un produit offert est déduit. Filtrez par chambre et par période ; sans choix, la période va du 1er du mois de la date hôtel jusqu’à la date hôtel. Le total ne compte que les consommations non annulées.

Au départ du client

La fenêtre de confirmation du départ propose le lien Saisir le minibar avant le départ. Il n’est pas obligatoire.

Si ça ne marche pas

• « Ce séjour n’est plus en cours : le minibar ne peut plus être ajouté à sa facture. » : le client est déjà parti, ou n’est pas encore arrivé. Le bouton Minibar est grisé hors séjour en cours.
• La journée est clôturée : travaillez à la date hôtel ouverte.
• Aucun produit du minibar : créez-les dans Prestations & Tarifs, famille Minibar.

Voir aussi

• « Le stock de l’hôtel (entretien, linge, minibar) »
• « Le catalogue des prestations et tarifs »
• « Ajouter une prestation, une remise ou déplacer une ligne »
• « Les paramètres de l’hôtel »
• « Faire partir un client : le check-out »