Hôtel : messages d’erreur fréquents et solutions
Ce que veulent dire les refus les plus courants (chambre non disponible, journée clôturée, caisse ouverte, solde restant, remboursement impossible) et comment les régler.
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| Message ou situation | Pourquoi | Que faire |
|---|---|---|
| La chambre n’est pas disponible | elle est réservée ou occupée sur au moins une nuit | choisissez une autre chambre ou réservez par type |
| Le type de chambre est complet | la limite de surbooking est atteinte | proposez un autre type ou d’autres dates |
| La journée est clôturée | l’opération vise une date déjà fermée | travaillez à la date hôtel ouverte |
| Aucune session de caisse ouverte | un paiement exige une caisse ouverte | ouvrez votre caisse |
| Clôture impossible : caisse ouverte | une session de la journée n’est pas fermée | fermez-la puis relancez la clôture |
| Chambres non facturées | facturation automatique désactivée | facturez les chambres listées par l’assistant |
| Check-out refusé : solde restant | le client doit encore de l’argent | encaissez ou transférez en débiteur |
| Annulation refusée | un paiement ou une arrhe n’est pas remboursé | remboursez d’abord |
| Le remboursement dépasse l’encaissé | on ne rend pas plus que ce qui a été reçu | vérifiez le montant |
| Check-in impossible : chambre virtuelle | la réservation n’a qu’un code X101… | attribuez une chambre libre |
| Vous n’avez pas le droit de modifier | votre rôle est Lecteur sur ce dossier | demandez au responsable du compte OrusPilot |
| Un transfert de caisse attend votre acceptation pour ce séjour | un bar ou un restaurant lié a envoyé une note encore en attente | acceptez-la ou refusez-la dans Front Office > Transferts à accepter ou dans l’encart Transferts en attente de la facture |
| Aucune journée n’est ouverte à l’hôtel : le transfert est impossible | la note ne peut être ajoutée qu’à une journée hôtel ouverte | ouvrez la journée, puis acceptez la note |
| Ce séjour a encore des lignes sur sa facture ouverte | une annulation ou un no-show laisserait des lignes bloquées | déplacez ou supprimez ces lignes, ou demandez au point de vente d’annuler son règlement |
| Le séjour de destination doit être en cours | une ligne ne se déplace que vers un client arrivé | choisissez un séjour en cours |
| Suppression grisée sur une ligne au nom d’un point de vente | la ligne a été envoyée par la caisse du bar, du restaurant ou de la boutique | demandez au point de vente d’annuler le règlement du ticket dans sa caisse |
| Stock insuffisant pour … : enregistrez une entrée ou un ajustement | le stock négatif est interdit dans les paramètres de l’hôtel | enregistrez un achat ou une entrée sans dépense, ou activez « Autoriser le stock négatif » |
| Cet article est vendu au minibar : désactivez d’abord le produit | l’article de stock sert à un produit du minibar actif | désactivez le produit dans Prestations & Tarifs, puis l’article |
| La famille Minibar est une famille système | la famille Minibar ne peut pas être désactivée | désactivez seulement les produits inutiles |
| Ce séjour n’est plus en cours : le minibar ne peut plus être ajouté à sa facture | le client est parti ou n’est pas encore arrivé | saisissez le minibar pendant le séjour, avant le départ |
| Les produits du minibar s’enregistrent par la fenêtre Minibar | un produit de la famille Minibar ne s’ajoute pas comme une prestation | utilisez le bouton ou la tuile Minibar |
Voir aussi
- « Hôtel : questions fréquentes »
- « Clôturer la journée hôtel (assistant) »
- « Annuler une réservation ou déclarer un no-show »
- « Notes transférées par les caisses du bar ou du restaurant »
link Voir aussi
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Hôtel : questions fréquentes
Les réponses aux questions courantes : caisse obligatoire, réservation sans chambre, facture non modifiable, nuit facturée deux fois, journée à clôturer, licence expirée.
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Clôturer la journée hôtel (assistant)
La clôture fige les nuits du jour, archive la main courante et passe la date hôtel au lendemain. L’assistant liste d’abord ce qui bloque et propose une solution pour chaque cas.
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Annuler une réservation ou déclarer un no-show
L’annulation et le no-show libèrent les nuits réservées. Ils sont refusés tant qu’un encaissement n’est pas remboursé, qu’une facture est émise ou qu’une arrhe est encore affectée.
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Notes transférées par les caisses du bar ou du restaurant
Le bar, le restaurant ou une boutique gérés dans un dossier Commerce lié envoient la note d’un client vers son séjour. La réception l’accepte (elle s’ajoute alors à la facture) ou la refuse avec un motif, dans l’onglet Transferts à accepter. L’hôtel reverse ensuite le montant des notes acceptées.
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