Facturer un frais au locataire et l’encaisser
Dans la fiche du contrat, onglet Autres frais facturés, cliquez sur Ajouter un frais, indiquez le libellé, le montant et la date limite. Quand le locataire paie, cliquez sur Encaisser pour enregistrer le règlement et imprimer un reçu.
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Locations & Investissements
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chevron_right Autres frais facturés
chevron_rightAjouter un frais
Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
format_list_numbered Étapes à suivre
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1
Ouvrez la fiche du contrat (**Pilotage > Contrats de location > Dossier**), puis l’onglet **Autres frais facturés**.lightbulbDans l’onglet **Actions**, la tuile **Ajouter une charge ou frais** fait la même chose.
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2
Cliquez sur **Ajouter un frais**.
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3
Dans **Charge ou prestation**, tapez le libellé ou cliquez sur une suggestion : Frais d’état des lieux, Forfait ménage, Eau, Électricité, Frais de dossier, Ordures et taxes.lightbulbUn libellé précis (« Électricité septembre ») aide plus tard.
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4
Saisissez le **Montant** et la date **À payer avant le**.lightbulbLa date du jour est proposée.
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5
Ajoutez une **Remarque** si besoin, puis cliquez sur **Ajouter**.lightbulbLe frais apparaît dans le tableau, état **En attente**.
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6
Quand le locataire paie, cliquez sur **Encaisser** sur la ligne du frais.lightbulbLe bouton n’apparaît que si le contrat est **En cours** et s’il reste un solde.
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7
Dans **Encaisser un frais**, vérifiez le **Montant reçu** (le reste à payer est proposé), la **Date**, le **Mode de paiement** et la **Référence**.lightbulbVous pouvez encaisser une partie seulement.
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8
Cliquez sur **Enregistrer l’encaissement**.lightbulbLe message indique que vous pouvez imprimer le reçu dans l’onglet **Reçus**.
Pour les dossiers Locations & Investissements. Voici le parcours complet d’un frais : création, encaissement, correction.
Les champs
- Charge ou prestation : obligatoire (2 caractères minimum).
- Montant : obligatoire, supérieur à zéro.
- À payer avant le : la date limite.
- Remarque : facultative.
Étapes
Modifier ou supprimer un frais
- Le crayon (Modifier la ligne) change le libellé, le montant, la date limite ou la remarque ; l’état se recalcule selon ce qui est déjà payé.
- La corbeille (Supprimer la ligne) demande confirmation. Elle n’est possible que si rien n’a été encaissé sur ce frais.
Exemple
Un locataire quitte son studio. Vous ajoutez « Forfait ménage » de 15 000, à payer avant le 30. Il vous remet 15 000 en espèces le jour du départ : vous cliquez sur Encaisser, le frais passe à Payé intégralement, vous imprimez le reçu dans l’onglet Reçus. Votre trésorerie et vos revenus augmentent de 15 000.
À savoir
- Le règlement est enregistré en une seule fois dans le contrat et dans le journal du dossier.
- Un double clic n’enregistre qu’un seul paiement (la fenêtre a sa propre clé d’enregistrement).
- Un paiement de frais saisi par erreur s’annule dans l’onglet Reçus de la fiche du contrat (icône d’annulation, motif obligatoire) : le frais redevient à payer, le solde du compte est rétabli et le paiement reste visible, barré. Un reçu déjà émis n’est pas modifié.
Si ça ne marche pas
- « Veuillez renseigner le libellé de la ligne. » ou « Veuillez renseigner un montant attendu supérieur à 0. » : complétez le champ.
- « Le montant dépasse le reste à payer. » : saisissez au plus le reste affiché dans la fenêtre.
- « Ce frais est déjà soldé. » : il n’y a plus rien à encaisser.
- « Ligne introuvable, ou déjà encaissée : une charge encaissée ne peut plus être supprimée. » : le frais a reçu un paiement.
Voir aussi
- Comprendre les « autres frais facturés » au locataire
- Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais)
- Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre
- Sur quel compte arrive l’argent d’une location ?
- Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat
- J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ?
link Voir aussi
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Comprendre les « autres frais facturés » au locataire
Un autre frais facturé est une facture en plus du loyer que votre locataire doit vous payer : ménage, eau, électricité, état des lieux, frais de dossier. Il a un montant, une date limite et un reste à payer. Ce n’est pas une dépense de votre part.
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Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais)
Chaque paiement reçu sur un contrat (loyer ou autre frais) a son reçu. Dans l’onglet Reçus de la fiche du contrat, cliquez sur Imprimer le reçu : il est émis au premier clic, puis réimprimé à l’identique autant de fois que vous voulez.
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Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre
Six sommes d’argent à bien distinguer : le loyer, les autres frais facturés, la caution (jamais un revenu), la dépense du propriétaire, la dette envers un fournisseur et la commission d’un commercial.
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Sur quel compte arrive l’argent d’une location ?
Chaque dossier de location a son propre compte de trésorerie, choisi automatiquement. Loyers, frais, dépenses et commissions passent tous par ce compte : vous n’avez jamais à le sélectionner.
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Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat
L’onglet Autres frais facturés liste les sommes demandées au locataire en plus du loyer ; l’onglet Écritures liste tous les mouvements d’argent du contrat.
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J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ?
Un paiement de loyer ou d’autre frais saisi par erreur s’annule depuis la fiche du contrat, onglet Reçus, avec un motif. Il reste visible, barré, et les chiffres sont rétablis. Voici comment faire et les cas où l’annulation est refusée.
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