Enregistrer un encaissement et remettre un reçu
Dans Encaissements & reçus, cliquez sur Nouvel encaissement, choisissez la nature (acompte, solde…), saisissez le montant, puis Enregistrer l’encaissement. Un reçu numéroté est créé et la fenêtre d’envoi s’ouvre.
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ads_click Où cliquer ?
Projets & Événements
chevron_right Finances
chevron_right Encaissements & reçus (projet pour un client)
chevron_rightNouvel encaissement
Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
format_list_numbered Étapes à suivre
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1
Ouvrez l’écran **Encaissements & reçus** : onglet du haut, ou **Finances** > **Encaissements & reçus** dans le menu latéral.
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2
Cliquez sur **Nouvel encaissement**.lightbulbPour que la fenêtre d’envoi du reçu s’ouvre toute seule ensuite, partez bien de cet écran.
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3
Choisissez la **Nature** : Acompte du client, Solde du client, Apport personnel, Recette du projet ou Autre rentrée.lightbulbUn apport n’est pas une recette : choisissez-le seulement pour l’argent que vous mettez vous-même.
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4
Saisissez le **Montant reçu** et vérifiez la **Date**.
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5
Vérifiez le **Moyen de paiement** et le nom dans **Payé par**.lightbulbCe nom apparaît sur le reçu.
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6
Facultatif : choisissez la **Phase du projet**, le **Devis** et l’**Objet du paiement**.lightbulbLier le devis permet au reçu d’afficher le total du devis et le reste à payer.
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7
Cliquez sur **Enregistrer l’encaissement**.lightbulbLe message « Encaissement enregistré. » confirme, puis la fenêtre d’envoi du reçu s’ouvre.
Projet pour un client uniquement. Dans un projet personnel, utilisez « Enregistrer un apport personnel » ou « Enregistrer une recette du projet personnel ».
À quoi ça sert
Enregistrez un encaissement dès que votre client vous paie : cela met à jour votre trésorerie et votre marge, et vous permet de lui remettre un reçu.
Avant de commencer
- Votre projet doit être un projet pour un client.
- Il faut au moins une catégorie de type Revenu pour les projets (l’application en prépare, par exemple « Acompte client »). Si elle manque, voir « Gérer les catégories de dépenses du projet ». Un apport n’a pas besoin de cette catégorie.
- Facultatif : avoir créé le devis auquel se rapporte le paiement.
Étapes
Les champs de la fenêtre « Nouvel encaissement »
- Nature (obligatoire) : Acompte du client (proposé au départ), Solde du client, Apport personnel, Recette du projet ou Autre rentrée. Une aide courte s’affiche sous le champ.
- Origine (facultatif) : seulement pour Apport personnel et Recette du projet (voir « Les origines d’un apport ou d’une recette »).
- Montant reçu (obligatoire, supérieur à zéro) et Date (obligatoire).
- Moyen de paiement : Espèces, Virement, Chèque, Mobile money ou Carte.
- Payé par : le nom de la personne qui paie, prérempli avec le client du projet. Il figure sur le reçu.
- Phase du projet et Devis (facultatifs) : rattachent le paiement à une phase ou à un devis du projet.
- Objet du paiement (facultatif) : par exemple « Acompte de 30 % à la commande ». À défaut, l’application écrit « Acompte », « Solde », « Apport », « Recette du projet » ou « Encaissement » selon la nature.
- Remarques (facultatif).
Ce qui se passe à l’enregistrement
- L’encaissement reçoit un numéro de reçu REC-année-numéro.
- L’argent est ajouté au compte de trésorerie du projet.
- Les recettes et la marge sont mises à jour (sauf pour un apport).
- Depuis l’écran Encaissements & reçus, la fenêtre d’envoi s’ouvre pour remettre le reçu au client.
Exemple
Paul vient de recevoir 300 000 en espèces de M. Manga pour la villa. Il choisit Acompte du client, saisit 300 000, laisse « Payé par » à « M. Manga », choisit le devis DEV-2026-001 et enregistre. Le reçu REC-2026-001 est prêt : il l’envoie par WhatsApp.
À savoir
- Si vous saisissez l’encaissement depuis le bouton + Encaissement en haut de la page du projet ou depuis Nouvel encaissement du menu, l’encaissement est bien créé mais la fenêtre d’envoi ne s’ouvre pas : retrouvez ensuite la ligne dans Encaissements & reçus et cliquez sur le bouton reçu.
- Le reçu d’un encaissement de nature Recette du projet affiche le mot « RECETTE » à la ligne Nature : pour un paiement de client, préférez Acompte, Solde ou Autre rentrée.
Si ça ne marche pas
- « Aucune catégorie de recette disponible pour ce projet : ajoutez-en une dans « Catégories de dépenses ». » : créez une catégorie de nature Revenu.
- « Origine invalide pour ce type d’encaissement. » : l’origine ne correspond pas à la nature ; choisissez dans la liste proposée ou « Non précisée ».
- « Devis introuvable pour ce projet. » ou « Phase introuvable pour ce projet. » : choisissez un devis ou une phase de ce projet.
- Licence expirée, dossier en pause ou archivé : voir « Licence expirée, dossier en pause ou archivé ».
Voir aussi
Le reçu de paiement, Envoyer ou imprimer un devis ou un reçu, Annuler un encaissement.
link Voir aussi
article
Le reçu de paiement : numéro, contenu et situation du devis
Chaque encaissement d’un projet pour un client a un reçu REC-année-numéro en PDF : nom de l’entreprise, payeur, montant, nature, moyen de paiement et, si un devis est lié, total du devis, total réglé et reste à payer.
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Envoyer ou imprimer un devis ou un reçu : la fenêtre et ses boutons
Une seule fenêtre « Envoyer ou imprimer » sert aux devis et aux reçus : Imprimer, Télécharger, WhatsApp, Partager, Copier le lien et e-mail. WhatsApp est le moyen le plus rapide.
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Annuler un encaissement : le reçu reste, marqué « annulé »
Cliquez sur la flèche arrière de la ligne et confirmez : l’encaissement est annulé et l’argent retiré du compte du projet. Le reçu garde son numéro et affiche « Encaissement annulé ».
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Encaisser l’acompte d’un devis accepté
Quand un devis est accepté, son menu propose Encaisser un acompte : la fenêtre d’encaissement s’ouvre déjà remplie avec le devis, la phase, le client et le montant de l’acompte demandé.
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Les origines d’un apport ou d’une recette : les listes et leur utilité
L’origine précise d’où vient l’argent d’un apport (Salaire, Prime, Épargne, Don, Emprunt, Autre) ou d’une recette (Vente, Loyer, Subvention, Autre). Elle est facultative et sert à classer l’argent dans la liste et le rapport.
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