Enregistrer une charge ou une dépense
Dans Charges et dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense : indiquez l’objet, le montant, la date, puis le bien ou le contrat concerné (ou aucun pour une charge générale) et la catégorie. L’argent sort du compte du dossier et la dépense compte dans votre résultat.
toc Sommaire expand_more
ads_click Où cliquer ?
Locations & Investissements
chevron_right Finances & rapports
chevron_right Charges et dépenses
chevron_rightNouvelle dépense
Bouton - Dépense en haut de chaque écran du dossier
chevron_right- Dépense
Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
format_list_numbered Étapes à suivre
-
1
Ouvrez **Finances & rapports > Charges et dépenses** et cliquez sur **Nouvelle dépense**.lightbulbLe bouton **- Dépense** en haut de chaque écran du dossier ouvre la même fenêtre. Depuis un contrat, l’option « Dépense / Réparation liée » préremplit le bien et le contrat.
-
2
Saisissez l’**Objet de la dépense**.lightbulbSoyez précis : « Réparation fuite robinet – studio 3 » se retrouve plus facilement que « plomberie ».
-
3
Saisissez le **Montant** et vérifiez la **Date**.lightbulbLa date du jour est proposée.
-
4
Choisissez le **Bien concerné**, ou laissez **Aucun (charge générale)**.lightbulbUne taxe ou une assurance de tout l’immeuble est une charge générale.
-
5
Si la dépense concerne un locataire précis, choisissez le **Contrat concerné**.lightbulbLe bien du contrat est repris automatiquement.
-
6
Choisissez la **Catégorie** en cliquant sur une pastille.lightbulb« Charges locatives » est présélectionnée si elle existe ; les catégories au-delà des huit premières sont dans **Autre catégorie**.
-
7
Si vous le souhaitez, choisissez le **Fournisseur ou prestataire**, le **Mode de paiement**, le **N° de pièce** et des **Remarques**.lightbulbLe mode proposé est Espèces ; Mobile money, Virement, Chèque et Carte sont possibles.
-
8
Cliquez sur **Enregistrer la dépense**.lightbulbLe message « Dépense enregistrée. » confirme et la ligne apparaît en haut de la liste.
Pour les dossiers Locations & Investissements. Notez ici tout ce que vous payez vous-même pour vos biens : réparations, taxes, assurances, fournitures, frais de gestion. Ces sommes sortent de votre compte et réduisent votre résultat.
Ce qui se passe quand vous enregistrez
La dépense est inscrite dans le dossier et, dans la même opération, dans le journal financier : le solde du compte de trésorerie du dossier diminue de son montant. Elle est classée comme une charge et sera retranchée de vos revenus dans les rapports (Bilan, Rentabilité par bien).
Étapes
Exemple
Vous payez 35 000 à un plombier pour réparer une fuite dans le studio 3 (contrat de M. Kamga). Objet : « Réparation fuite robinet », bien : Studio 3, contrat : celui de M. Kamga, catégorie : « Travaux et entretien », fournisseur : le plombier, mode : Espèces. Après enregistrement, le compte du dossier baisse de 35 000 et la rentabilité du Studio 3 baisse d’autant.
À savoir
- Anti double clic : un seul enregistrement par fenêtre, même si vous cliquez plusieurs fois.
- Découvert : si le compte du dossier n’autorise pas le découvert et que le solde est trop bas, la dépense est refusée.
- Les dépenses ne se modifient pas : pour corriger, annulez-la (avec un motif) puis saisissez-la de nouveau.
- Pour une somme que vous devez encore à un fournisseur, activez À payer plus tard (voir l’article correspondant).
- Si la dépense est refacturée au locataire, enregistrez aussi un autre frais facturé.
Si ça ne marche pas
- « Indiquez l’objet de la dépense. », « Le montant doit être supérieur à zéro. », « Indiquez la date. » : complétez le champ.
- « Ce contrat concerne un autre bien que celui choisi. » : choisissez le bien du contrat, ou laissez le bien vide.
- « Catégorie de dépense introuvable. » : la catégorie a été supprimée ou n’est pas une dépense ; choisissez-en une autre.
- « Solde insuffisant sur le compte « … » (disponible : …). » : voir « Sur quel compte arrive l’argent ? ».
- « L’objet, un montant positif et une date valide sont obligatoires. » : l’un des trois est vide ou invalide.
Voir aussi
- Lire l’écran Charges et dépenses : total, filtres et liste
- Dépense « à payer plus tard » : noter une dette envers un fournisseur puis la payer
- Annuler une dépense (avec un motif)
- Gérer les catégories de revenus et de dépenses (Réglages > Catégories)
- Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre
- Sur quel compte arrive l’argent d’une location ?
link Voir aussi
article
Lire l’écran Charges et dépenses : total, filtres et liste
L’écran Charges et dépenses affiche les pastilles de situation, le total des dépenses payées et à payer, des filtres (période, bien, état, recherche) et la liste de vos dépenses avec leur bien, contrat, catégorie et fournisseur.
article
Dépense « à payer plus tard » : noter une dette envers un fournisseur puis la payer
Quand vous devez encore de l’argent à un fournisseur, enregistrez la dépense avec À payer plus tard : rien ne sort de votre compte tant que vous ne cliquez pas sur Payer. Elle compte alors dans votre résultat à la date du paiement.
article
Annuler une dépense (avec un motif)
Une dépense ne se modifie pas, elle s’annule : cliquez sur l’icône d’annulation, indiquez le motif, puis cliquez sur Annuler la dépense. La ligne reste visible mais barrée, et le solde du compte est rétabli.
article
Gérer les catégories de revenus et de dépenses (Réglages > Catégories)
Les catégories classent vos dépenses et vos revenus (Travaux et entretien, Charges locatives, Impôts et taxes…). Vous pouvez en créer, les renommer ou les supprimer tant qu’elles ne sont pas utilisées. Ne renommez pas « Loyers perçus ».
article
Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre
Six sommes d’argent à bien distinguer : le loyer, les autres frais facturés, la caution (jamais un revenu), la dépense du propriétaire, la dette envers un fournisseur et la commission d’un commercial.
article
Sur quel compte arrive l’argent d’une location ?
Chaque dossier de location a son propre compte de trésorerie, choisi automatiquement. Loyers, frais, dépenses et commissions passent tous par ce compte : vous n’avez jamais à le sélectionner.
Cet article vous a-t-il aidé ?