Questions fréquentes : loyers, frais, dépenses, commissions et rapports

Les réponses courtes aux questions les plus posées sur l’argent d’un dossier de location : encaisser, avance, reçu, caution, dépenses, dettes fournisseurs, commissions, rapports et partage.

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Étapes

Encaisser

Puis-je encaisser plusieurs mois d’avance ? Oui, tant que les échéances existent déjà dans le calendrier du contrat : le montant est réparti sur les loyers les plus anciens non payés, puis sur les suivants.

Un locataire paie en retard, que faire ? Encaissez normalement avec la date du jour de réception : le loyer passe à payé et le retard disparaît des rapports.

Peut-on annuler ou corriger un paiement de loyer ? On ne le modifie pas, mais on peut l’annuler : fiche du contrat, onglet Reçus, icône d’annulation de la ligne, avec un motif obligatoire. Le paiement reste visible, barré, et les chiffres sont rétablis. L’annulation est refusée si une quittance couvre la période, si la commission a déjà été payée au commercial ou si le solde du compte deviendrait négatif (voir « J’ai enregistré un paiement par erreur »).

Pourquoi « Le paiement dépasse le montant restant des échéances » ? Le montant est supérieur au reste dû, ou toutes les échéances existantes sont payées. Un contrat sans date de fin a d’abord 12 mois d’échéances (90 jours pour un loyer à la journée) : pour ajouter la suite, ouvrez la fiche du contrat, onglet Actions, et cliquez sur Générer l’échéancier.

Puis-je encaisser sur un contrat réservé ? Non : seuls les contrats En cours sont proposés dans la fenêtre d’encaissement.

Sur quel compte arrive l’argent ? Toujours sur le compte du dossier, choisi automatiquement.

Documents

Quittance ou reçu ? La quittance prouve qu’un loyer de période est payé en totalité ; le reçu prouve qu’une somme a été reçue.

Peut-on modifier ou supprimer une quittance ? Non : elle est numérotée et figée. Vous pouvez la réimprimer à l’identique.

Comment retrouver un reçu ? Journal des opérations > Reçus (ou Encaissements > bouton Reçu).

Frais, caution, dépenses

La caution est-elle un revenu ? Non : c’est de l’argent à rendre. Elle n’entre pas dans le résultat tant qu’elle n’est pas retenue.

Autre frais facturé ou dépense ? Si c’est le locataire qui doit payer en plus du loyer, c’est un autre frais ; si c’est vous qui payez, c’est une dépense.

Peut-on modifier une dépense ? Non : annulez-la avec un motif, puis ressaisissez-la.

Puis-je répartir une dépense sur plusieurs biens ? Une dépense se lie à un seul bien (ou à aucun). Pour la répartir, saisissez une dépense par bien, ou laissez-la en charge générale.

Quand une dette fournisseur compte-t-elle dans mon résultat ? Quand vous la payez avec Payer, à la date du paiement.

Commissions

Les commissions sont-elles actives par défaut ? Non : activez-les dans Réglages > Commissions.

La commission se calcule-t-elle sur le loyer attendu ? Non, sur le loyer réellement encaissé.

Peut-on changer le commercial d’un contrat ? Tant qu’aucune commission n’a été gagnée sur ce contrat.

Rapports et partage

Où voir le résultat de chaque bien ? Rapports > Rentabilité par bien.

Le lien WhatsApp est-il privé ? Non : toute personne qui possède le lien peut ouvrir le PDF pendant 7 jours.

Mon locataire n’a pas WhatsApp ? Utilisez E-mail, ou Imprimer (PDF) puis remettez le papier.

Les montants suivent-ils ma devise ? Oui : les dates, nombres et devises suivent vos réglages.

Que se passe-t-il si la licence du dossier expire ? Vous pouvez consulter vos données, mais plus rien enregistrer.

Comment un contrat à la journée, à la semaine ou au forfait apparaît-il dans Loyers et paiements ? Sur une seule ligne par contrat, qui regroupe toutes les périodes du mois d’après l’échéancier (« N périodes »). Pour le détail période par période, ouvrez l’onglet Échéancier de la fiche du contrat.

Pourquoi ma caution n’est-elle pas dans « Loyers déjà perçus sur le mois » ? Cet écran ne compte que les loyers de l’échéancier : la caution et les autres frais encaissés n’y figurent pas.

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